Dziś będzie trochę o potknięciach na linii Ty-klient, bo jeśli mnie czytasz, to prawdopodobnie masz jakichś klientów. Jeśli nie, to jesteś w o tyle dobrej sytuacji, że możesz uniknąć błędów, które często się zdarzają, a mogą sprawić, że zlecenie przejdzie Ci koło nosa. Nie chcesz tego, prawda? No to czytaj uważnie.

Mówiąc o korespondencji, mam na myśli tę mailową – rzadko kto pisze jeszcze tradycyjne listy, choć pewnie zdarza Ci się bywać na poczcie, choćby po to, aby wysłać umowę do podpisania, więc o tym też, ale na końcu. Jakie błędy możesz popełnić, wymieniając maile?

Komunikacja z klientem – co robisz, a nie powinieneś?

1. Piszesz z maila prywatnego. nawet bardzo

Ale wiesz, to nie jest imię.nazwiskogmail.com, tylko misiaczek88o2.pl. Naprawdę zdarzają się takie przypadki – mi zdarzyły się dwa razy – byłam klientką, na szczęście tylko potencjalną. Zadbaj o to, żeby Twój mail wyglądał dobrze – niech składa się z imienia i nazwiska, może być na gmailu – sama z niego korzystam, bo tak jest dla mnie najwygodniej. Minusy? Korespondencja prywatna miesza mi się ze służbową. Więcej minusów? Zawsze odbieram maile od klientów. Zawsze. Jeśli masz własną stronę internetową, to załóż maila w obrębie jej domeny. Jeśli Twoja strona to copyfejs.pl, to niech mailem będzie np. kontakt@copyfejs.pl albo imię.nazwisko@copyfejs.pl, a nie copyfejs@wp.pl. To amatorka.

2. Źle się podpisujesz

Lub nie podpisujesz się wcale. Podpisywanie się wyłącznie imieniem nie jest najlepszym rozwiązaniem, zwłaszcza, jeśli dopiero rozpocząłeś korespondencję z klientem czy to potencjalnym, czy aktualnym. Zwłaszcza na początku. Z czasem, kiedy maili przewinie się już dużo, możesz zostać przy imieniu, ale najlepiej wtedy, kiedy to klient zaczął ;). Być może zdarzyło Ci się też zapomnieć o podpisaniu się w ogóle. W momencie, gdy nie masz stopki korespondencyjnej, a Twój mail, to misiaczek88o2.pl, może być zabawnie. Szkoda, że nie dla Ciebie.

3. Nie masz stopki

To jest to, o czym pisałam wcześniej. Brak stopki daje Ci -10 punktów do bycia fajnym. Serio – stopka ma duży potencjał, bo dużo możesz na niej zmieścić. Może niekoniecznie datę urodzenia, ale nr kontaktowy, adres Twojej strony, adres fanpage’a czy też konta na Twitterze, jeśli aktywnie go używasz i kreujesz tam siebie, jako specjalistę w tym, co robisz, to jak najbardziej.

4. Odpisujesz późno, zbyt późno

Dostajesz zapytanie ofertowe w poniedziałek, 20. Odpisujesz na nie 31. Nie sądzisz, że to trochę za późno i po pierwsze, prawdopodobnie wielu przed Tobą już wysłało ofertę, po drugie to trochę nie fair w stosunku do potencjalnego klienta, który prawdopodobnie nim nie zostanie, jeśli zobaczy, jaki ma z Tobą kontakt? Na wszelki wypadek sprawdzaj spam – tam też lubią lądować maile z propozycją współpracy. Jeśli jednak przeoczysz jakiegoś maila, nie zabieraj się za ofertę, tylko podkul ogon i napisz z ładnym przepraszam, że przeoczyłeś i czy to nadal aktualne. Albo zadzwoń. To dotyczy również korespondencji z aktualnymi klientami. Też pewnie zależałoby Ci na względnie szybkiej odpowiedzi.

5. Ignorujesz pytania i prośby

Bo tak Ci wygodniej albo nie umiesz odpowiedzieć, albo Ci się nie chce, albo to zajmie dużo czasu, a Twój czas dla danego klienta już się w tym miesiącu skończył. No nie. Odpowiedzieć musisz – że nie wiesz, ale się dowiesz, że odpiszesz za dwa dni, że rozwiązanie problemu albo realizacja prośby pochłonie pewną część budżetu, albo jest dodatkowo płatna. Ale odpisz. Nie lekceważ.

6. Nie dbasz o swoich byłych

Twoja praca dla któregoś klienta się skończyła albo jakiegoś straciłeś? Nie trać z nim kontaktu. Jeśli rozstaliście się w dobrych relacjach, a na pewno tak było, jeśli dobrze wykonałeś swoje zlecenie albo klient wybrał inną firmę do realizacji zadań, to możesz do niego napisać. Czy może ma dla Ciebie jeszcze jakieś zlecenia, jak kręci się biznes, czy jest zadowolony z usług obecnej firmy. Tak delikatnie, ale wiesz – a nuż, widelec 🙂

Błędów pewnie znalazłoby się jeszcze kilka. Nie chodzi o ich wytykanie, a unikanie. Z niektórych potknięć czasem możesz nie zdawać sobie sprawy – ja sobie nie zdawałam. Postaw się w sytuacji klienta, z którym korespondujesz. Być może nim jesteś, bo też zlecasz różne rzeczy innym. Chcesz być dobrze traktowany, prawda?

PS Jeśli wysyłasz korespondencję pocztą tradycyjną, to upewnij się, że w kopercie, która nie jest upaćkana, a na dokumentach nie ma śladu po kubku z kawą. 🙂

Przeczytaj poprzedni wpis:
Freelancer – dlaczego nim nie będziesz?

Zaintrygował Cię tytuł? Jeśli tak, to dobrze, jeśli nie, to muszę popracować nad bardziej intrygującymi. Przeglądałam sobie wpisy, które udało...

Zamknij