Pisanie maili, odpowiadanie na nie, to moja codzienność i pewnie wielu z Was też. Owszem, czasem niektóre sprawy lepiej załatwić przez telefon, bo tak jest szybciej, jednak szczegóły współpracy warto mieć „na piśmie”. Są jednak takie niuanse w komunikacji mailowej, które mnie gryzą. Bardzo.

Stosuj DW, jeśli jest taka potrzeba

Być może pracujesz sam, a być może z kimś. Ja różnie – czasem sama, czasem z Magdą. Maile firmowe spływają czasem na skrzynkę kontaktową, czasem tylko do mnie, czasem tylko do Magdy. Naturalne dla mnie jest to, że, jeśli ona prowadzi komunikację z klientem, to dodaje mnie do wiadomości, jeśli ja, to odwrotnie. Czasem jeszcze po drugiej stronie maila też ktoś nie pisze sam, tylko dołącza do rozmowy innych, np. szefa, współpracownika. Robi się to po to, aby każdy miał ogląd sytuacji. KAŻDY, nawet, jeśli bezpośrednie nie uczestniczy w wymianie maili.

Używaj Odpowiedz wszystkim!

Do wiadomości (lub CC ang. carbon copy) może być zrealizowane i fajnie. Ale jeszcze bardziej od braku DW wkurzające jest, kiedy to DW jest, a druga strona nie stosuje opcji odpowiedz wszystkim. Klikając odpowiedz, wysyła odpowiedź tylko do głównego adresata, pomijając tych dołączonych. Te opcje są bardzo dobrze widoczne i w desktopowych programach pocztowych i w aplikacjach webowych. Dlatego, jeśli widzisz, że oprócz głównych nadawców, jest jeszcze ktoś w DW, używaj opcji odpowiedz wszystkim, to naprawdę praktyczne.

Używaj opcji Odpowiedz

Zdarza mi się co jakiś czas dostawać odpowiedzi na maile w nowych tematach/wątkach. Nie lubię takich sytuacji, bo muszę sobie przypominać, o czym był mail, której nowy wątek dotyczy. Gdyby nadawca użył opcji odpowiedz przy tamtym temacie, miałabym ciągłość korespondencji. Bez zbędnego zamieszania. Opcja odpowiedz jest naprawdę warta uwagi.

Witam na początku maila nie będzie tragedią, serio. Ja zwykle tak rozpoczynam korespondencję z klientami, do potencjalnych piszę Dzień dobry, nie zastanawiając się, czy odbiorą maila o północy czy wieczorem. Kończę zwykle Pozdrawiam, rzadziej Z poważaniemI wszyscy żyją, nikt się nie obraża. To są zasady, których dziś już mało kto przestrzega w branży internetowej, a rozpoczynanie maila od Szanowna Pani często sprawia, że i ja połykam kija, i klient nagle się niepotrzebnie prostuje. Zamiast zastanawiać się nad takimi pierdołami, lepiej nauczyć się tych 3 zasad – sto razy bardziej Ci się przydadzą.

Przeczytaj poprzedni wpis:
wspolpraca
Propozycje współpracy poniżej oczekiwań – jak na nie reagować?

Niezależnie czy jesteś blogerem, grafikiem, copywriterem, czy świadczysz jakieś usługi, które wymagają najczęściej indywidualnej wyceny, pewnie nie raz spotkałeś się...

Zamknij